# Certidões negativas para licitação: quais são, onde emitir e quanto tempo valem

As seis certidões que todo edital pede (federal, FGTS, trabalhista, estadual, municipal e falência), o passo a passo de emissão nos sites oficiais, a validade de cada uma, a certidão positiva com efeito de negativa e o que fazer se uma vencer no dia da sessão.

- Autor: Lucas Cavalcante
- Categoria: Habilitação
- Publicado em 2026-08-26, atualizado em 2026-08-26
- URL canônica: https://licitantezap.com.br/blog/certidoes-negativas-licitacao-como-emitir

As certidões negativas para licitação são seis: a certidão federal da Receita e da PGFN, o CRF do FGTS, a CNDT da Justiça do Trabalho, a certidão estadual, a certidão municipal e a certidão de falência. Todas são gratuitas, cinco delas saem na hora pela internet e a validade vai de 30 a 180 dias. Este guia mostra onde emitir cada uma, quanto tempo vale e o que fazer quando uma certidão sai positiva ou vence no dia da sessão.

## 1. Por que o edital pede certidões

Certidão negativa é o documento em que um órgão declara que não encontrou débito em aberto no seu nome. Na licitação ela cumpre o bloco de habilitação fiscal, social e trabalhista, que a Lei 14.133/2021 descreve no art. 68, e também o bloco econômico-financeiro, no caso da certidão de falência (art. 69, II). O objetivo é simples: a Administração não contrata quem deve ao Estado, ao FGTS dos empregados ou à Justiça do Trabalho.

> As habilitações fiscal, social e trabalhista serão aferidas mediante a verificação dos seguintes requisitos: [...] III - a regularidade perante a Fazenda federal, estadual e/ou municipal do domicílio ou sede do licitante, ou outra, na forma da lei; IV - a regularidade relativa à Seguridade Social e ao FGTS, que demonstre cumprimento dos encargos sociais instituídos por lei; V - a regularidade perante a Justiça do Trabalho.
> 
> Art. 68 da Lei 14.133/2021

Regra de ouro: a certidão precisa estar válida na data em que você for convocado a apresentá-la, e também na assinatura do contrato e em cada pagamento. Não basta estar válida no dia em que o edital foi publicado. Antes de olhar as certidões, vale ter o [checklist completo de documentos de habilitação](/blog/documentos-habilitacao-licitacao-checklist) em mãos para saber onde cada uma se encaixa.

## 2. Certidão federal (RFB e PGFN)

Nome completo: Certidão Negativa de Débitos Relativos aos Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União. Ela é emitida em conjunto pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional e, desde 2014, inclui as contribuições previdenciárias. Você não precisa mais de uma certidão separada do INSS.

1. Acesse o site da Receita Federal (gov.br/receitafederal) e procure o serviço Emitir certidão de regularidade fiscal, ou vá direto ao endereço solucoes.receita.fazenda.gov.br/Servicos/certidaointernet/PJ/Emitir.
2. Informe o CNPJ raiz da empresa (os oito primeiros dígitos). A certidão cobre a matriz e todas as filiais.
3. Clique em Consultar. Se não houver pendência, o PDF é gerado na hora, com código de controle para conferência.
4. Se o sistema informar que não é possível emitir, consulte a situação fiscal no e-CAC com certificado digital ou conta gov.br. Lá aparecem as pendências: declaração não entregue, débito em aberto, divergência de GFIP ou DCTFWeb.
5. Resolva a pendência (entregar a declaração, pagar ou parcelar o débito) e tente de novo. Em geral o sistema libera a certidão em até alguns dias após a regularização.

Validade: 180 dias contados da emissão. A certidão pode ser conferida por qualquer pessoa no mesmo site, pelo código de controle, e é isso que o pregoeiro faz.

## 3. CRF do FGTS (Caixa)

O Certificado de Regularidade do FGTS prova que a empresa recolhe o FGTS dos empregados em dia. É emitido pela Caixa, que administra o fundo. Empresa sem empregado também precisa dele; o sistema emite normalmente quando não há débito.

1. Acesse consulta-crf.caixa.gov.br.
2. Informe o CNPJ completo, com os 14 dígitos. Aqui a certidão é por estabelecimento: matriz e filial têm CRFs distintos.
3. Marque a verificação de segurança e clique em Consultar.
4. Se estiver regular, clique em Obter o Certificado e salve o PDF. Ele traz data de emissão, validade e número de certificação.
5. Se aparecer que a empresa não está regular, consulte a agência da Caixa ou o Conectividade Social para ver qual competência está em aberto e regularize com a guia de recolhimento.

Validade: 30 dias. É a certidão que mais vence sem ninguém perceber. Se você participa de licitações toda semana, coloque um lembrete fixo para reemitir o CRF a cada 25 dias.

## 4. CNDT (Justiça do Trabalho)

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas foi criada pela Lei 12.440/2011 e prova que a empresa não tem dívida reconhecida em processo trabalhista com execução em curso. É emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho.

1. Acesse cndt-certidao.tst.jus.br e escolha Emitir certidão.
2. Informe o CNPJ completo e o código da imagem.
3. O PDF é gerado na hora, com número e data de validade.
4. Se a certidão sair positiva, o próprio documento lista os processos. Procure o advogado que cuida do caso: quitar ou garantir a execução transforma a certidão em positiva com efeito de negativa.

Validade: 180 dias. A base do TST é atualizada pelos tribunais regionais, então uma dívida paga pode demorar alguns dias para sair do cadastro. Reemita antes de anexar.

## 5. Certidão estadual

A certidão de regularidade com a Fazenda estadual cobre o ICMS e outros tributos do estado da sede. É emitida pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de cada estado, e cada uma tem seu sistema. Pontos comuns:

- Empresa só de serviços, sem inscrição estadual, costuma emitir uma certidão de não contribuinte ou uma certidão de débitos não inscritos. Confira o que o edital aceita; alguns pedem a certidão da Procuradoria do estado (dívida ativa) separada da certidão da SEFAZ.
- O site da SEFAZ do seu estado normalmente tem um menu Certidões ou Certidão negativa de débitos. Em muitos estados basta o CNPJ; em outros é preciso login com certificado digital.
- Pendências comuns: omissão de entrega da GIA ou da EFD, ICMS declarado e não pago, taxa de licença vencida.
- Validade: varia por estado. Há estados com 30 dias, outros com 60, 90 ou 180. A data vem impressa na certidão.

Se o contrato vai ser executado em outro estado, o edital pode pedir a certidão do estado da sede, não a do estado do órgão. Leia a cláusula de habilitação com cuidado antes de emitir a certidão errada.

## 6. Certidão municipal

A certidão municipal cobre os tributos da prefeitura da sede: ISS, taxas e, quando a empresa tem imóvel, IPTU. Várias prefeituras separam a certidão em tributos mobiliários (ligados ao CNPJ) e imobiliários (ligados ao imóvel). Para licitação, em regra, basta a mobiliária, mas confira o edital.

- Capitais e cidades médias emitem pela internet, no portal da Secretaria de Finanças, com o CNPJ ou a inscrição municipal.
- Em municípios menores a emissão ainda pode ser presencial ou por e-mail. Conte com até uma semana e peça com antecedência.
- Pendências comuns: ISS escriturado e não recolhido, taxa de licença ou alvará em atraso, declaração mensal de serviços não entregue.
- Validade: definida pelo município, em geral de 30 a 180 dias.

## 7. Certidão de falência

A certidão negativa de feitos de falência, recuperação judicial e concordata é expedida pelo distribuidor da comarca onde fica a sede da empresa, ligado ao Tribunal de Justiça do estado. Ela diz se há processo de falência ou recuperação contra a empresa.

1. Acesse o portal do Tribunal de Justiça do seu estado e procure Certidões ou Certidão judicial de primeiro grau. Em vários estados o serviço fica no e-SAJ, no PJe ou no Projudi.
2. Escolha o tipo falência, concordata e recuperação judicial, informe o CNPJ e a razão social exatamente como no cartão CNPJ.
3. Em alguns tribunais a certidão sai na hora; em outros há prazo de alguns dias para pesquisa manual. Em alguns estados há custas.
4. Se a sede fica em comarca com mais de um distribuidor, o edital pode exigir certidão de todos. Verifique.

Validade: a certidão em geral não traz prazo, então vale o que o edital fixar, com frequência de 30 a 90 dias contados da emissão. Empresa em recuperação judicial não é automaticamente excluída: o TCU admite a participação quando ela comprova, por certidão do juízo da recuperação, que o plano foi homologado e que tem capacidade de cumprir o contrato.

## 8. Tabela resumo: site, validade e abrangência

| Certidão | Quem emite | Validade | CNPJ consultado |
| --- | --- | --- | --- |
| Federal (RFB/PGFN) | Receita Federal | 180 dias | Raiz (vale para matriz e filiais) |
| CRF do FGTS | Caixa | 30 dias | Completo (uma por estabelecimento) |
| CNDT | TST | 180 dias | Completo |
| Estadual | SEFAZ do estado da sede | 30 a 180 dias, conforme o estado | Completo ou inscrição estadual |
| Municipal | Prefeitura da sede | 30 a 180 dias, conforme o município | Completo ou inscrição municipal |
| Falência | Distribuidor do TJ da comarca da sede | Fixada pelo edital, em geral 30 a 90 dias | Completo e razão social |

> **Dica do radar:** Cadastre o SICAF até o nível III. O sistema consulta sozinho a certidão federal, o CRF e a CNDT e exibe a data de validade de cada uma. Em pregões federais o pregoeiro aceita a consulta do SICAF no lugar das três certidões, e muitos estados e municípios fazem o mesmo. É um alarme gratuito contra certidão vencida.

## 9. Certidão positiva com efeito de negativa

Nem toda dívida inabilita. O Código Tributário Nacional (art. 206) manda que a certidão positiva produza os mesmos efeitos da negativa quando o débito está com a exigibilidade suspensa (parcelamento em dia, discussão judicial com liminar ou depósito) ou garantido por penhora. É a chamada certidão positiva com efeitos de negativa, ou CPEN.

Para a licitação, a CPEN vale exatamente como a negativa. O edital não pode recusá-la. Na prática, isso significa que parcelar um débito federal e manter o parcelamento em dia é suficiente para emitir a certidão e participar. O mesmo vale para a CNDT: dívida trabalhista garantida em juízo gera certidão positiva com efeito de negativa.

## 10. O que fazer se a certidão vencer no dia da sessão

Há três cenários, e cada um tem uma saída diferente:

- A certidão venceu depois do recebimento das propostas: o art. 64, II, da Lei 14.133 permite que o pregoeiro, em diligência, aceite a atualização. Peça no chat da sessão, com educação, e já envie a nova.
- A certidão está vencida e o pregoeiro pode consultar o site oficial: a lei (art. 68, § 1º) admite que a regularidade seja comprovada por outros meios, inclusive eletrônicos. Muitos pregoeiros consultam o site da Receita, da Caixa e do TST na hora. Você pode pedir isso, mas não é um direito garantido.
- Sua empresa é ME ou EPP e a certidão fiscal ou trabalhista saiu positiva: a LC 123/2006 (art. 43) garante 5 dias úteis, contados da declaração de vencedor e prorrogáveis por mais 5, para regularizar. A condição é apresentar a certidão mesmo com restrição; quem não anexa nada não ganha o prazo.

> **O benefício da ME e EPP cobre só a parte fiscal e trabalhista:** O prazo da LC 123 serve para certidão federal, estadual, municipal, CRF e CNDT. Não serve para contrato social, atestado, balanço nem certidão de falência. E se o prazo passar sem regularização, a empresa perde o direito à contratação e ainda pode ser sancionada por ter declarado que atendia aos requisitos de habilitação.

Fora desses cenários, certidão vencida na abertura inabilita. Por isso a rotina importa mais do que a emissão: uma planilha de vencimentos revisada toda semana evita a maior parte dos problemas. Se você quer que a rotina de certidões ande junto com a rotina de editais, o LicitanteZap manda as licitações compatíveis com o seu CNPJ pelo WhatsApp, e a consulta inicial pelo [CNPJ na página principal](/) é gratuita.

## Perguntas frequentes

**Quais certidões negativas a licitação exige?**

Em regra, seis: certidão federal (Receita e PGFN, que inclui a previdenciária), CRF do FGTS (Caixa), CNDT (TST), certidão estadual (SEFAZ), certidão municipal (prefeitura) e certidão de falência (distribuidor do Tribunal de Justiça). Os editais podem dispensar alguma delas em compras de pequeno valor ou entrega imediata, conforme o art. 70 da Lei 14.133.

**Quanto tempo vale cada certidão?**

Certidão federal e CNDT valem 180 dias. CRF do FGTS vale 30 dias. Certidões estadual e municipal variam conforme o ente, em geral entre 30 e 180 dias, com a data impressa no documento. A certidão de falência costuma não trazer prazo, e o edital fixa um, muitas vezes de 30 a 90 dias.

**Certidão positiva com efeito de negativa serve para licitação?**

Sim. Pelo art. 206 do Código Tributário Nacional ela tem os mesmos efeitos da negativa. Ela sai quando o débito está parcelado em dia, discutido na Justiça com exigibilidade suspensa ou garantido. O edital não pode recusá-la.

**Sou ME e minha certidão saiu positiva. Posso participar?**

Pode. A LC 123/2006 exige que a ME ou EPP apresente a certidão mesmo com restrição e garante 5 dias úteis, prorrogáveis por mais 5, a partir da declaração de vencedor, para regularizar. O benefício vale só para a regularidade fiscal e trabalhista; não cobre atestados, balanço ou contrato social.

## Fontes

- [Lei 14.133/2021 (Planalto)](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm)
- [Emissão de certidão de regularidade fiscal (Receita Federal)](https://solucoes.receita.fazenda.gov.br/Servicos/certidaointernet/PJ/Emitir)
- [Consulta de regularidade do empregador, CRF do FGTS (Caixa)](https://consulta-crf.caixa.gov.br/)
- [Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (TST)](https://cndt-certidao.tst.jus.br/)